Administratorem danych osobowych jest Port Lotniczy Wrocław S.A. z siedzibą we Wrocławiu (54-530), przy ul. Granicznej 190, wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000086071. W sprawach związanych z danymi można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: office@airport.wroclaw.pl.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz realizacji praw można kontaktować się z IOD pod adresem e-mail: iod@airport.wroclaw.pl lub listownie na adres Administratora z dopiskiem „IOD”.
Dane podane w formularzu będą przetwarzane przede wszystkim w celu rejestracji uczestników i organizacji wydarzenia. Obejmuje to komunikację organizacyjną, tworzenie list wejściowych oraz zapewnienie bezpieczeństwa i porządku podczas wydarzenia. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na organizacji i zabezpieczeniu wydarzenia.
Jeżeli uczestnik zadeklaruje chęć wejścia do strefy zastrzeżonej, dane będą przetwarzane również w celu weryfikacji tożsamości i wydania jednorazowej przepustki. W tym zakresie Administrator może poprosić o podanie numeru PESEL. Przetwarzanie odbywa się w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze na gruncie przepisów o ochronie lotnictwa cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a także z uwagi na uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i infrastruktury (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Podczas wydarzenia mogą powstawać materiały foto/wideo dokumentujące jego ogólny przebieg, takie jak ujęcia zbiorowe lub szerokie kadry. Tego rodzaju przetwarzanie odbywa się w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu działalności i budowaniu wizerunku (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Administrator nie planuje wykorzystywać ujęć wyraźnie indywidualnych lub pozowanych; w razie ich przypadkowego powstania nie będą one publikowane.
W związku z organizacją wydarzenia Administrator przetwarza takie dane jak: imię i nazwisko, nazwa instytucji (jeżeli uczestnik ją wskaże), adres e-mail i numer telefonu, a w przypadku wejścia do strefy zastrzeżonej także numer PESEL. Jeżeli uczestnik znajdzie się na ujęciach ogólnych, przetwarzany będzie także jego wizerunek w takim zakresie.
Dane nie są udostępniane innym administratorom. Dostęp do nich mogą uzyskać jedynie upoważnieni pracownicy Administratora oraz — w niezbędnym zakresie — podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi wsparcia technicznego i IT (np. dostawcy hostingu formularza), które przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umów powierzenia i zgodnie z poleceniami Administratora.
Jeżeli infrastruktura informatyczna dostawcy hostingu lub narzędzi wykorzystywanych do obsługi formularza znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, dane mogą być przekazywane do państw trzecich. W takim przypadku Administrator zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych (SCC).
Dane podane na potrzeby rejestracji i komunikacji organizacyjnej będą przetwarzane do czasu zakończenia wydarzenia, a następnie przez okres niezbędny do zapewnienia rozliczalności i ewentualnej obrony roszczeń, nie dłużej jednak niż przez sześć miesięcy od daty wydarzenia, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa. Dane przetwarzane w celu wydania przepustki do strefy zastrzeżonej, w tym numer PESEL, będą wykorzystywane wyłącznie do czasu zakończenia wydarzenia i upływu ważności przepustki, po czym zostaną niezwłocznie usunięte, nie później niż w terminie siedmiu dni od wydarzenia. Materiały foto/wideo zawierające ujęcia ogólne mogą być publikowane przez okres uzasadniony aktualnością relacji, z poszanowaniem prawa do sprzeciwu; co do zasady nie dłużej niż przez dwa lata od publikacji, chyba że zostaną usunięte wcześniej.
Każdemu uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do dotyczących go danych, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Uczestnik może również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności wobec publikacji ujęć ogólnych. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie przepisów prawa (wejście do strefy zastrzeżonej), prawo sprzeciwu nie przysługuje.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
Podanie danych nie jest obowiązkowe, jednak bez ich przekazania nie będzie możliwa rejestracja i udział w wydarzeniu. Podanie numeru PESEL jest całkowicie dobrowolne i dotyczy wyłącznie osób, które chcą uzyskać jednorazową przepustkę do strefy zastrzeżonej; brak podania numeru PESEL uniemożliwi wejście do tej strefy, ale nie wykluczy udziału w pozostałej części wydarzenia.
Dane uczestników nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany ani do profilowania w rozumieniu RODO.
